Urząd Rejestracji Produktów Leczniczych, Wyrobów Medycznych i Produktów Biobójczych

Szanowni Państwo,

w związku ze zmianą systemu ewidencjonowania wpływających do Urzędu Rejestracji Produktów Leczniczych, Wyrobów Medycznych i Produktów Biobójczych opłat, zwracam się do Państwa z prośbą o wypełnienie oświadczenia stanowiącego załącznik nr 1 do niniejszego komunikatu zwanego dalej „Oświadczeniem” i przesłanie go do Urzędu bezzwłocznie w wersji elektronicznej adres mailowy [email protected] , co pozwoli nam zaciągnąć przekazane przez Państwa dane do programu finansowo-księgowego. Proszę o podpisanie ankiety imieniem i nazwiskiem, opatrzeć ją  pieczęcią imienną i firmową (lub podpisem kwalifikowanym) przez osobę wpisaną do  KRS-u albo posiadającą pełnomocnictwo do podejmowania decyzji finansowych w imieniu firmy, które to pełnomocnictwo winno być podpisane  przez osoby występujące w KRS-ie. Pełnomocnictwo proszę dołączyć do korespondencji.

Jeśli w Państwa imieniu płatności dokonuje inny podmiot, prosimy o podanie danych tego podmiotu lub podmiotów. Gdyby zaistniała konieczność uzupełnienia opłaty do danej sprawy, informację przekażemy zarówno do Państwa jak i podmiotu wpłacającego. Jednocześnie każdy zwrot nadpłaty środków zostanie przekazany na konto podmiotu wpłacającego, chyba, że wcześniej wpłynie do nas odwołanie pełnomocnictwa dla podmiotu wpłacającego.
Jednocześnie uprzejmie informuję, że na podstawie numeru Państwa rachunku bankowego lub rachunków bankowych wskazanych w Oświadczeniu z których dokonujecie wpłat, będziemy identyfikować wpłaty przypisane do danego podmiotu odpowiedzialnego. Zmiana rachunku bankowego będzie wymagała za każdym razem poinformowania nas o tym fakcie wraz ze wskazaniem daty od kiedy dany rachunek obowiązuje. Brak informacji o zmianie rachunku spowoduje, że nadpłacone przez Państwa środki zostaną zwrócone na dotychczasowy rachunek. Może to też spowodować, że nie uda nam się zidentyfikować wpłaty i przypisać do danej sprawy.

Jeśli istnieje możliwość podania rachunku banku pośredniczącego to prosimy podmioty zagraniczne o jego wskazanie.

Zgodnie z obowiązującymi w naszym kraju przepisami musimy Państwa przedsiębiorstwo przyporządkować do odpowiedniej grupy. Grupy podaliśmy w poz. X Oświadczenia. Prosimy  o zakreślenie w Oświadczeniu kółeczkiem bądź krzyżykiem do której grupy podmiotów mamy Państwa zaliczyć. W załączniku nr 2 do niniejszego komunikatu przekazujemy informację, jakie podmioty powinny być wykazane w danej grupie.

Prosimy również o wskazanie w Oświadczeniu ogólnych danych kontaktowych (mail, telefon) jak  i szczegółowych tj. nr telefonu i mail do osób odpowiedzialnych za przekazanie opłat z zaznaczeniem czy są to pracownicy podmiotu odpowiedzialnego czy podmiotu wpłacającego. Jest to bardzo istotne, gdyż to z tymi osobami Urząd będzie się kontaktował i weryfikował niektóre z otrzymanych dokumentów tj. zmianę rachunku bankowego czy też dane osoby, która posiada pełnomocnictwo do kontaktu w Państwa imieniu, a nie mamy jej zgłoszonej w Oświadczeniu. Pragniemy usprawnić przepływ informacji pomiędzy nami jak również uniknąć sytuacji, że nadpłacone środki trafią do nieuprawnionego do tego podmiotu.

Bardzo istotną kwestią jest dokonanie prawidłowego opisu w tytule przelewu. W załączniku nr 3 do niniejszego komunikatu podajemy cyfry od których należy zacząć opisywanie przelewu. Cyfry należy wpisać jedna po drugiej bez używania znaków spacji pomiędzy nimi. Następnie opisujecie Państwo przelew na dotychczasowych zasadach. Możecie Państwo zrezygnować z wpisywania w tytule przelewu skrótu komórki, gdyż pierwsza cyfra oznacza pion (np.PL), druga cyfra oznacza właściwą komórkę (np. DEL), trzecia cyfra dotyczy tytułu płatności (np. 8 – opłata roczna). W zał. nr 3 podajemy, co oznaczają poszczególne cyfry oraz przykład prawidłowego opisu. 

Wszelkie dodatkowe informacje dotyczące wypełnienia dokumentów można uzyskać pod następującymi danymi kontaktowymi: 
22 49 21 113 [email protected]
22 49 21 220 [email protected]
22 49 21 220 [email protected]

1.Oświadczenie dotyczące danych Podmiotu odpowiedzialnego (MAH),
2. Informacja dotycząca zakwalifikowania podmiotów do grup,
3. Wyróżniki do opłat.

Dear Sir/Madam,

Due to a change in the system of recording incoming fees to the Registration of Medicinal Products, Medical Devices and Biocidal Products, I request that you complete the statement (Appendix 1) and send it to the Office as soon as possible in hard copy, signature with company stamp, and in electronic version to the e-mail address [email protected].This statement will be allow us to incorporate the data you provide int o the financial accounting program.

If another entity is making payments on your behalf, we ask you to provide the details of that entity. If there is a need to supplement the fee , this information will be provided to you and entity payment. However, any refund of overpaid funds will be transferred to the entity payment account, unless we receive a revocation of the power of attorney for the paying entity.

I kindly inform you that your account number or accounts numer indicated in the statement from which you make payments,, we will identify the payments attributed to the responsible entity (MAH). A change of bank account will require us to be informed each time, along with an indication of the date from which the account is effective. If you are not notified of the change to your account, your overpaid amount will be refunded to your old account. Also this situation can cause that we will not be able to identify the payment with the appropriate document. 

If it is possible to specify an account of the intermediary bank, we ask foreign companies to indicate this.
 
According to our country's regulations, we must assign your company to the appropriate group. This groups are given in item X Statements. We ask you to mark with a circle or a cross in Statement which group of entities we should include you in. In Annex No. 2 we provide information on which entities should be shown in the group. 

We also ask you to indicate in the statement general contact details of the company (e-mail, telephone number) as well as detailed i.e. telephone and e-mail to persons responsible for payments indicating whether they are employees of the responsible entity or the entity payment. This is very important,, because these people that the Office will be in contact and will verify some of the documents. For example change in the bank account or the contact person on your behalf, who has a power of attorney to contact us but is not declared in the Statement. We would like to streamline the flow of information between us as well as avoid situations in which overpaid funds will go to an unauthorized entity.

A very important change is the change of the description in the title of the bank transfer. In Annex No. 3, to this announcement we indicate the numbers with which the description of the transfer should begin. Enter the digits one after the other without using spaces between them. Then describe the transfer according to the previous rules. You can quit with entering the abbreviation of organization cell in the transfer title, because the first digit is section (e.g. PL), the second digit indicates the correct organisation cell (e.g. DEL) and the third digit for the payment title (e. g. 8 – annual fee). In Annex No. 3, we provide the individual digits and an example of the correct description. 

Any additional information about filling out documents, please contact the following phone number:
22 49 21 113 [email protected]
22 49 21 220 [email protected]
22 49 21 220 [email protected]

ANNEX:
1.    Statement about the data of the responsible entity (MAH),
2.    Information on the qualification of entities into groups,
3.    Distinctions to be made for payment.

NUMER KONTA URPL

Nr konta do wpłat krajowych
NBP O/O Warszawa: 30 1010 1010 0094 1022 3100 0000

Nr konta do wpłat dla kontrahentów z zagranicy
Narodowy Bank Polski
00-950 Warszawa,
Plac Powstańców Warszawy 4
Nr konta: PL30 1010 1010 0094 1022 3100 0000
Kod BIC NBP - NBPLPLPW

Urząd na podstawie wyciągów bankowych za dokonane przez firmę opłaty rejestracyjne (wpłaty) wystawia zbiorcze zestawienia wpłat.

OPŁATY SKARBOWE

W przypadku opłaty skarbowej za złożenie pełnomocnictwa lub złożenie prokury oraz jego odpisu, wypisu lub kopi, właściwość miejscowa organu podatkowego oraz urzędu na rachunek bankowy na jaki podmiot winien wpłacić opłatę zależy od tego, czy wnioskodawca składa pełnomocnictwo lub prokurę bądź jego odpis, wypis lub kopię w formie papierowej bądź elektronicznej.   

• Forma papierowa

Opłatę skarbową za złożenie pełnomocnictwa lub złożenie prokury oraz jego odpisu, wypisu lub kopi składanego w formie papierowej podmiot wpłaca na konto Urzędu m.st. Warszawy. Organem podatkowym w tym przypadku jest Prezydent Miasta Stołecznego Warszawy.  

Dane do wpłaty (forma papierowa)

Urząd Miasta Stołecznego Warszawy
Centrum Obsługi Podatnika
21 1030 1508 0000 0005 5000 0070

• Forma elektroniczna (forma elektroniczna)

Opłatę skarbową za złożenie pełnomocnictwa lub złożenie prokury oraz jego odpisu, wypisu lub kopi składanego w formie elektronicznej za pośrednictwem systemu teleinformatycznego podmiot wpłaca na konto urzędu miasta lub gminy, właściwego dla miejsca zamieszkania lub siedziby mocodawcy. Mocodawcą jest podmiot (osoba lub firma), która udziela pełnomocnictwa składa prokurę. Organem podatkowym w tym przypadku jest właściwy ze względu na miejsce zamieszkania lub siedzibę mocodawcy - wójt lub burmistrz lub prezydent miasta. 

Dane do wpłaty (forma elektroniczna)

Opłatę podmiot wpłaca na właściwy rachunek bankowy (przewidziany do wpłat z tytułu opłaty skarbowej za złożenie pełnomocnictwa lub złożenia prokury oraz jego odpisu, wypisu lub kopi) ustalony przez właściwy urząd miast lub gminy po dokonaniu weryfikacji prawidłowości tego rachunku bankowego przez podmiot.

(UWAGA: regulacja dotycząca formy elektronicznej obowiązuje od 1 stycznia 2025 r.)

• Wpłata w przypadku, jeśli mocodawca nie ma miejsca zamieszkania, ani siedziby w Polsce

Jeżeli żaden mocodawca nie ma miejsca zamieszkania, ani siedziby w Polsce, opłatę skarbową za złożenie pełnomocnictwa lub złożenie prokury oraz jego odpisu, wypisu lub kopi podmiot wpłaca na konto Urzędu m.st. Warszawy. Organem podatkowym w tym przypadku jest Prezydent Miasta Stołecznego Warszawy.

Dane do wpłaty

Urząd Miasta Stołecznego Warszawy
Centrum Obsługi Podatnika
PL 21 1030 1508 0000 0005 5000 0070 

Kod SWIFT do przelewów zagranicznych: CITIPLPX

In the case of stamp duty for the submission of a power of attorney or commercial power of attorney and its copy, extract or duplicate, the local jurisdiction of the tax authority and the office to the bank account to which the entity should pay the fee depends on whether the applicant submits a power of attorney or commercial power of attorney or its copy, extract or duplicate in paper or electronic form. 

• Paper form

The stamp duty for submitting a power of attorney or a commercial power of attorney and its copy, extract or copy submitted in paper form is paid by the entity to the account of the Office of the Capital City of Warsaw. The tax authority in this case is the President of the Capital City of Warsaw.

Payment details (paper form)

Office of the Capital City of Warsaw
Taxpayer Service Centre
21 1030 1508 0000 0005 5000 0070

• Electronic form (electronic form)

The stamp duty for submitting a power of attorney or a commercial power of attorney and its copy, extract or copy submitted in electronic form via an ICT system shall be paid by the entity to the account of the city or municipality office competent for the place of residence or registered office of the principal. The principal is the entity (person or company) that grants the power of attorney. The tax authority in this case is the competent authority for the principal's place of residence or registered office - the head of the local authority or the mayor or city president.

Payment details (electronic form)

The entity pays the fee into the appropriate bank account (intended for payments of stamp duty for the submission of a power of attorney or a commercial power of attorney and its copy, extract or copy) established by the competent office of the city or municipality after the entity has verified the correctness of this bank account.

(NOTE: the regulation regarding the electronic form is valid from 1 January 2025.)

• Payment in case the principal has no place of residence or registered office in Poland

If neither of the principals is resident or based in Poland, the tax fee for submitting a power of attorney or a commercial power of attorney and its copy, extract or copy shall be paid by the entity to the account of the Office of the Capital City of Warsaw. The tax authority in this case is the President of the Capital City of Warsaw.

Payment details

Office of the Capital City of Warsaw
Taxpayer Service Centre
PL 21 1030 1508 0000 0005 5000 0070

SWIFT code for foreign transfers: CITIPLPX